SEMARANG (Jatengdaily.com)– Dosen Program Studi Informasi dan Humas, Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro (SV Undip) melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan memberikan edukasi mengenai penataan arsip keluarga sebagai kegiatan preservasi preventif untuk menjaga informasi arsip tetap lestari.
Kegiatan pengabdian yang diketuai Dr. Endang Fatmawati, S.S., S.Sos., M.Si., M.A., dengan anggota Jazimatul Husna, SIP., MIP, serta melibatkan mahasiswa Rustyana Nayla Rinjani dan Annisa Nur Rahmah Awalia, dilaksanakan selama enam bulan pada Januari hingga Juni 2026. Kegiatan tersebut didanai dari DIPA Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Tahun Anggaran 2026.
Pengabdian dengan judul “Pentingnya Penataan Arsip Keluarga sebagai Kegiatan Preservasi Preventif untuk Menjaga Informasi Arsip Tetap Lestari” dilaksanakan dengan menggandeng anggota Ikatan Ibu-Ibu Keluarga Erlangga Semarang (IIKES) serta melibatkan perangkat Kelurahan Pleburan.
Menurut Dr. Endang Fatmawati, arsip keluarga memiliki nilai penting karena menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan anggota keluarga dalam kehidupan sehari-hari, mulai dari dokumen identitas, pendidikan, kesehatan, pekerjaan, keuangan hingga dokumen aset keluarga.
“Arsip keluarga perlu ditata dan dijaga karena informasi di dalamnya sewaktu-waktu dibutuhkan untuk berbagai kepentingan administrasi maupun kebutuhan keluarga,” jelasnya.
Dalam kegiatan tersebut, masyarakat diberikan pemahaman mengenai jenis-jenis arsip keluarga, cara pengelompokan arsip, penataan arsip secara konvensional maupun digital, serta upaya preservasi preventif.
Materi yang diberikan juga dilengkapi dengan modul sosialisasi sehingga peserta dapat mempelajari kembali materi mengenai pengelolaan arsip keluarga setelah kegiatan berlangsung.
Salah satu perhatian utama dalam kegiatan ini adalah kondisi geografis wilayah mitra yang memiliki risiko banjir. Kondisi tersebut menjadi salah satu faktor yang dapat mengancam keselamatan arsip keluarga, baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya.
Karena itu, masyarakat juga diperkenalkan dengan digitalisasi arsip keluarga sebagai salah satu upaya untuk menjaga informasi arsip. Peserta mendapatkan pelatihan dokumentasi arsip, pemindaian atau digitalisasi, pengunggahan arsip ke Google Drive, penataan arsip digital berdasarkan folder, serta cara mengakses kembali arsip yang telah didigitalisasi.
“Digitalisasi dapat menjadi salah satu langkah preventif untuk menjaga informasi arsip keluarga. Dengan memiliki salinan digital yang tertata, informasi penting keluarga dapat lebih mudah ditemukan dan diakses ketika dibutuhkan,” tambahnya.
Selain digitalisasi, peserta juga mendapatkan pelatihan mengenai preservasi preventif, khususnya teknik enkapsulasi. Kegiatan dilakukan melalui sosialisasi, demonstrasi, dan praktik agar peserta tidak hanya memahami konsep preservasi, tetapi juga mampu menerapkannya terhadap arsip keluarga.
Program pengabdian tersebut menggunakan pendekatan Participatory Action Research (PAR). Melalui pendekatan ini, masyarakat tidak hanya ditempatkan sebagai objek kegiatan, tetapi juga menjadi mitra aktif dalam proses persiapan, pelaksanaan, praktik, monitoring, hingga evaluasi kegiatan.
Selama pelaksanaan program, kegiatan berhasil melibatkan lebih dari 20 peserta aktif dari lingkungan mitra. Peserta mendapatkan peningkatan pemahaman dan keterampilan dalam memanfaatkan media digital untuk penataan serta digitalisasi arsip keluarga, sekaligus memahami penerapan preservasi preventif melalui teknik enkapsulasi.
Untuk mendukung keberlanjutan kegiatan, tim pengabdian juga menyiapkan modul sosialisasi arsip keluarga, video tutorial, dan poster edukasi. Materi tersebut diharapkan dapat digunakan kembali oleh masyarakat sebagai panduan dalam melakukan penataan, digitalisasi, dan preservasi arsip keluarga.
Kegiatan ini juga menghasilkan materi edukasi mengenai arsip keluarga yang menjelaskan pengertian arsip keluarga, jenis-jenis arsip keluarga, cara menjaga arsip, alasan pentingnya menjaga arsip keluarga, serta materi digitalisasi arsip keluarga.
Melalui kegiatan tersebut, tim pengabdian SV Undip berharap kesadaran masyarakat terhadap pentingnya arsip keluarga semakin meningkat sehingga dokumen dan informasi penting keluarga dapat terjaga, mudah ditemukan, dan tetap dapat dimanfaatkan oleh generasi berikutnya.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini merupakan implementasi Tridharma Perguruan Tinggi sekaligus bentuk kontribusi Program Studi Informasi dan Humas Sekolah Vokasi Undip dalam meningkatkan literasi kearsipan masyarakat, khususnya dalam menghadapi risiko kerusakan arsip akibat lingkungan dan bencana seperti banjir.
Luaran kegiatan juga dilengkapi dengan dokumentasi dan video kegiatan yang tersedia melalui kanal YouTube tim pengabdian. she