DEMAK (Jatengdaily.com) – Perkembangan teknologi IT disikapi Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dinperpusar) Kabupaten Demak dengan menciptakan ‘Srikandi’. Suatu aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) yang dimaksudkan untuk menjadikan tugas pengelolaan arsip menjadi efektif, efisien dan rapi.
Kepala Dinperpusar Kabupaten Demak Agung Hidayanto SSos menjelaskan, ‘Srikandi’ diciptakan mendasar pada Kepres Nomor 95/2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Implementasinya menyesuaikan kemajuan IT, yang dimanfaatkan bidang kearsipan.
“Maka itu penggunaan kertas ditinggalkan diganti naskah berbasis elektronik dan penyimpanan berbasis data. Begitu pun pengiriman surat bergeser ke bentuk elektronik (email),” ujarnya, pada Bimtek ‘Srikandi’yang diikuti para tenaga administrasi OPD, Jumat (17/11/2023).
Akan tetapi, Srikandi yang telah dilaunching pada November 2022 setelah dievaluasi penggunaannya dalam setahun terindikasi belum optimal. Penggunaan arsip elektronik baru 7,75 persen, sisanya masih manual. Begitu pun surat masuk yang dikelola dengan sistem elektronik baru 20 persen.
“Sehingga dirata-rata surat masuk dan keluar berbasis elektronik di OPD baru 13,87 persen. Hasil evaluasi, rendahnya prosentase tersebut karena kesulitan para tenaga administrasi menggunakan aplikasi Srikandi. Maka itu lah bimtek diadakan, dimaksudkan agar kearsipan di OPD menjadi rapi dan mudah dicari,” urai Agung Hidayanto.
Menyikapi hal tersebut, Bupati Demak dr Hj Eisti’anah SE berpendapat, dibutuhkan tenaga administrasi yang muda-muda untuk mengelola kearsipan. Terlebih menghadapi perkembangan teknologi, dibutuhkan SDM yang melek IT.
“Pengelolaan arsip berbasis elektronik penting karena terintegrasi oleh perkembangan teknologi. Terlebih arsip berperan penting sebagai bukti kegiatan perangkat daerah, yang tidak hanya bisa menjadi bahan pertimbangan, tapi juga pengambilan kebijakan di masa kini maupun masa datang,” kata bupati.
Karenanya adanya arsip yang tertata rapi Bukan sekadar kewajiban administrasi, tapi dibutuhkan pula untuk mendukung transparansi. Maka penggunaan arsip manual menjadi elektronik perlu terus disosialisasikan agar lebih efektif dan efisien dalam pengurusan administrasi, pada pelayanan publik khususnya.
“Oleh karena tertib administrasi mendukung kinerja perangkat daerah, maka kami harap semua peserta mengikuti bimtek dengan baik agar bisa diimplementasikan di OPD masing-masing,” pungkas bupati. Rie-she